Mewujudkan Event yang Memorable? Begini Proses Perencanaannya!

Hi PRCners!! Untuk mengadakan sebuah event diperlukan kerjasama dan perencanaan yang baik antara semua pihak yang berpartisipasi agar dapat mencapai tujuan dan dapat memberikan pengalaman yang baik kepada para audiens.

Dalam artikel ini akan dibahas bagaimana merencanakan sebuah event seperti seminar kampus, festival tahunan, event formal, maupun event non-formal.

Yuk, simak apa saja yang perlu diperhatikan dalam perencanaan event

1. Membuat Konsep Event

Membuat draft, memberi masukan, dan menyatukan pemikiran awal konsep event secara garis besar.

2. Menentukan Misi, Tujuan, dan Target

Seiring dengan pembuatan konsep event, EO juga membantu klien untuk membuat tujuan spesifik, misi yang ingin dicapai, serta target yang diinginkan.

3. Membuat Rencana Awal

Menyesuaikan konsep dengan tujuan dan target, kemudian membuat perencanan awal yang meliputi: Who–siapa saja pihak terkait penyelenggaraan event. Why–alasan mengapa perlu diselenggarakan event ini. What–seperti apa bentuk event yang akan diselenggarakan. When–kapan waktu penyelenggaraan event. Where–di mana lokasi penyelenggaraan event.

4. Pematangan Rencana

Setelah muncul kesepakatan pada perencanaan awal, berikutnya adalah mematangkan konsep, baik dari sisi keuangan, pemasaran, sumber daya, produksi, maupun kebutuhan lainnya, yang masing-masing akan dibahas lebih lanjut pada bab berikutnya.

5. Implementasi

Melakukan briefing akhir sebelum memulai event. Lakukan implementasi sedapat mungkin sesuai jadwal kegiatan yang telah dibuat, dan selalu bersiap dengan berbagai rencana cadangan.

6. Evaluasi

Membuat dan membagikan laporan pertanggungjawaban kepada seluruh pemangku kepentingan terkait event sebagai bentuk evaluasi dan dasar dalam membuat keputusan pada acara mendatang.

Dengan menerapkan langkah-langkah di atas, diharapkan event yang direncanakan berhasil mewujudkan acara yang sukses dan berkesan. Perlu diingat bahwa rancangan yang cermat dan komunikasi yang efektif adalah kunci untuk setiap tahap proses. Semoga membantu yaa, PRCners!!!

Sumber:

Wijaya, Serli dkk. 2020. Manajemen Event Konsep dan Aplikasi. PT Raja Grafindo Persada. Depok