Strategi Kolaborasi Humas dan Media

Hi PRCners! Salah satu faktor kunci dalam suksesnya komunikasi dan pemasaran perusahaan adalah memanfaatkan hubungan yang kuat dengan media dan wartawan. Memahami pentingnya relasi antara perusahaan dan media dapat memberikan dampak positif yang signifikan, terutama dalam mengkomunikasikan pesan secara efektif serta membangun kepercayaan dan kredibilitas.

Artikel ini akan membahas strategi-strategi yang dapat diadopsi perusahaan untuk memperkuat hubungan dengan media dan wartawan. Dengan strategi yang tepat, perusahaan dapat memaksimalkan peran media dalam mencapai tujuan bisnis secara lebih efisien dan efektif.

Menurut Soemirat Soleh dan almarhum Elvinaro Ardianto dalam buku "Dasar-Dasar Public Relations," strategi media dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

A. By Serving The Media (Pelayanan Kepada Media)

Pelayanan kepada media harus dipahami dalam konteks profesional dan nonprofesional. Sebagai contoh, tim humas dapat berperan sebagai penghubung antara wartawan dan narasumber dari internal lembaga. Misalnya, jika seorang wartawan membutuhkan komentar dari pakar di kampus tertentu, kepala humas dapat memfasilitasi komunikasi antara wartawan tersebut dan pakar yang dimaksud. Hubungan antara humas dan media massa bersifat timbal balik, saling membutuhkan, dan setara.

Dalam memberikan informasi, humas harus bertindak dengan cepat, tanpa bertele-tele, dan menggunakan mekanisme yang sederhana. Tidak selalu perlu pertemuan tatap muka; jawaban dapat dikirim melalui email atau layanan komunikasi lain seperti WhatsApp, SMS, atau platform sejenis.

Bahkan ketika berada dalam posisi yang kurang menguntungkan atau tersudut, layanan informasi humas harus tetap berjalan. Menutup ruang komunikasi dengan wartawan bukanlah pilihan yang bijak, karena tindakan tersebut tidak akan menyelesaikan masalah dan justru dapat memperburuk situasi.

B. By Establising A Reputation For Reliability (Menegakkan Reputasi Perusahaan Agar Tetap Dipercaya)

Kepercayaan (trust) dari publik, termasuk media massa dan wartawan, harus dibangun dengan konsisten. Salah satu cara utama untuk membangun integritas tim public relations adalah dengan selalu menyajikan fakta. Mengeluarkan pernyataan yang tidak benar atau memutarbalikkan fakta akan menyebabkan hilangnya kepercayaan publik, dan kepercayaan yang hilang sangat sulit untuk dipulihkan.

Ada berbagai cara untuk meningkatkan reputasi perusahaan atau lembaga, salah satunya adalah melalui kegiatan sosial yang bermanfaat bagi masyarakat sekitar, kelompok pendidikan, atau komunitas lainnya. Misalnya, ketika ada pemberitaan tentang kurangnya akses air bersih di sebuah desa terpencil, sebut saja desa yang harus menempuh jarak jauh untuk mendapatkan air. Ketika isu ini mendapat perhatian luas, perusahaan atau lembaga dapat segera berkontribusi dengan membangun sumur atau sistem pengolahan air di desa tersebut.

Tindakan ini menunjukkan kepekaan sosial perusahaan terhadap kebutuhan dasar masyarakat. Dengan merespons permasalahan yang sedang dibicarakan publik secara cepat, perusahaan atau lembaga dapat menarik perhatian media massa. Media akan meliput aksi penyaluran bantuan tersebut, yang tentu saja akan berdampak positif pada reputasi perusahaan atau lembaga.

C. By Supliying Good Copy (Menyuplai Naskah Informasi yang Baik)

Salah satu cara menjalin hubungan baik dengan media adalah dengan menyuplai naskah informasi yang sesuai dengan kebutuhan mereka, seperti dalam bentuk straight news, feature, dan lain sebagainya. Naskah yang dikirim harus menarik, memiliki nilai berita yang kuat, dan layak untuk dimuat di berbagai media massa. Selain itu, pastikan untuk melampirkan foto dengan teks yang jelas serta video jika diperlukan.

Penting untuk memperhatikan momentum yang tepat saat mengirimkan siaran pers. Jangan terlalu sering mengirimkan press release, karena hal ini dapat membuat media menjadi enggan atau bosan. Siaran pers sebaiknya dikirimkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan relevansi konten.

Penting juga untuk membedakan apa yang layak menjadi konsumsi publik melalui media massa dan apa yang sebaiknya disampaikan melalui media internal. Jika sebuah konten berita, seperti laporan rapat rutin bidang tertentu, dinilai lebih cocok untuk dipublikasikan melalui saluran media internal, maka lebih baik menghindari distribusi melalui siaran pers untuk media massa.

D. By Cooperation in Providing Material (Kolaborasi dalam Penyediaan Bahan Informasi)

Kolaborasi dalam menyediakan bahan informasi biasanya dilakukan dalam bentuk advertorial atau pariwara, di mana perusahaan mempercayakan konten berita dengan tema tertentu kepada wartawan atau penulis yang ditunjuk oleh institusi media. Saat ini, banyak media yang memiliki "wartawan" atau lebih tepat disebut penulis advertorial, yang tugas utamanya adalah menulis iklan advertorial, bukan meliput dan menulis berita reguler. Umumnya, ide dasar tulisan diberikan oleh tim public relations perusahaan, kemudian ditulis oleh penulis iklan yang telah ditunjuk oleh media. Setelah naskah selesai, tim public relations akan mengevaluasinya sebelum memberikan persetujuan untuk diterbitkan, dengan ketentuan nilai nominal rupiah yang telah disepakati sebelumnya.

E. By Providing Verification Facilities (Menyediakan Fasilitas Verifikasi)

Penyediaan fasilitas ini bertujuan memudahkan wartawan dalam melakukan peliputan. Biasanya, di setiap lembaga disediakan ruang press room yang dilengkapi dengan fasilitas internet dan ruangan yang nyaman. Untuk peliputan lapangan, perusahaan atau lembaga sebaiknya menyiapkan fasilitas seperti akomodasi, transportasi, dan konsumsi. Uang saku juga dapat diberikan, disesuaikan dengan nilai kepatutan yang wajar, tidak berlebihan namun juga tidak terlalu minim.

Pemberian fasilitas harus dilakukan dengan cara yang tidak menyinggung wartawan atau perusahaan media, menjaga agar hubungan tetap profesional dan saling menghormati.

F. By Building Personal Relationship with The Media (Membangun Hubungan Personal dengan Media)

Membangun hubungan personal dengan institusi media massa dan pekerja di dalamnya harus dilandasi dengan niat baik untuk menjalin pertemanan, silaturahmi, dan komunikasi yang intensif. Di tengah kesibukan, kecanggihan teknologi informasi sangat membantu praktisi Public Relations dalam membina hubungan personal dengan awak media. Komunikasi yang sederhana, santai, dan penuh canda dapat dilakukan melalui grup WhatsApp, media sosial, dan platform lainnya. Hubungan yang semakin intensif akan memperkuat rasa saling menghormati dan menghargai profesi masing-masing.

Dapat disimpulkan bahwa menjalin hubungan yang baik dengan institusi media dan wartawan memang memiliki tantangan tersendiri, namun usaha ini sangat berharga bagi keberhasilan komunikasi organisasi. Relasi dengan media adalah investasi jangka panjang yang membutuhkan kesabaran, kejujuran, dan komitmen untuk berkolaborasi.

Sumber: Sambo, Masriadi. (2019). Media Relations Kontemporer Teori dan Praktik. Kencana. Jakarta. Hal 20 - 24.